Så lyckas du bäst med säkerhetssamtalet

Emma Johansson inleder passet med ett antal tidningsrubriker för att lyfta säkerheten och ställer frågan om företaget har diskuterat risken för ”insiders” i verksamheten. Det kan vara personer som omedvetet läcker information, medarbetare som byter lojalitet eller personer som planteras i företaget.

– En insider kan vara en person som redan är anställd eller så kan det vara en ny medarbetare som på ett eller annat sätt vill ta del av er verksamhet, förklarar hon.

Några faktorer som man ska vara observant på:

• För att kunna dela information måste personen ha access till den, med god kännedom om rutiner och skyddsåtgärder
• Att personen kan ta ut information/saker utan att det märks
• Hen har ett upplevt motiv och tillfälle
• Det kan ta tid att upptäcka men generellt finns det varningsbeteenden

Innan man ens har ett säkerhetssamtal rekommenderar Ella Johannsson att man resonerar internt kring ”vad är en bra säkerhetskultur för oss? Hur skapar vi en robust arbetsplats där säkerhetskänslig verksamhet bedrivs?”.

Säkerheten handlar så mycket om pålitlighet och lojalitet, därför är det viktig att alla som är på arbetsplatsen instämmer i arbetsgivarens syfte och mål samt känner till hur man agerar i en säkerhetskänslig verksamhet. Företaget behöver ha en gemensam kultur och den som intervjuar behöver vara trygg i vad verksamheten står för och vad säkerhet innebär för verksamheten som personen jobbar i, eller kommer att jobba i.

Syfte och genomförande av säkerhetssamtalet

Säkerhetssamtalet ska säkra att de som arbetar i säkerhetskänslig verksamhet är individer som är pålitliga och lojala ur säkerhetssynpunkt. Det ska också säkerställa att de som deltar i säkerhetskänslig verksamhet har tillräcklig kunskap om säkerhetsskyddet. Det är verksamhetens ansvar att utbilda medarbetarna, så att de har denna kunskap. Det kan då vara viktigare att berätta vad man kan och får göra än att berätta vad man inte får. En positiv och proaktiv anda skapar en trygghet och positiv förväntan hos medarbetarna.

– Det behövs även en process för hela säkerhetsbiten. Vi kommer att fokusera på säkerhetssamtalet men det rymmer ju så många fler bitar, med bakgrundskontroller, registerkontroller och så vidare. Ett säkerhetssamtal har man inte en gång, utan det är en process som kräver systematik, kontinuitet och uppföljning, understryker Emma.

Processen för säkerhetsprövning ska rymma:

• Hur man systematiskt arbetar med kontinuerlig uppföljning i syfte att upptäcka avvikelser på ett tidigt stadium.
• Hur man tar hand om uppkomna situationer under tiden personen deltar i verksamheten.
• Vilka rutiner som finns för att omhänderta och utreda avvikelser, med en tydlig beslutsprocess och en plan.

Emma Johansson betonade tre delar att reflektera över innan säkerhetssamtalet; pålitlighet, lojalitet och sårbarheter:

– Vad är lojalitet hos oss och vad är exempel på lojalitetskonflikter? Så att man har reflekterat och kanske till och med skrivit ner, så att man är förberedd innan. Och hur bedömer vi detta. Vilka sårbarheter finns, till exempel kopplat till utländska bakgrund, dubbla medborgarskap eller missbruksproblematik som spelmissbruk?

– Jag säger inte att alla risker leder till sårbarheter men de kan göra det. Man behöver också ha tänkt igenom referenstagning. Och det behöver man ha tänkt igenom innan, för det krävs tid och resurser för att genomföra en säkerhetsbedömning av personer – diskutera innan hur mycket tid man är beredd att lägga ner, råder Emma Johansson.

Emma Johansson ger också tio rekommendationer för hur man lyckas bäst med säkerhetssamtalet. Där trycker hon mest på att man ska skapa en trygg miljö och ett bra samtalsklimat, använda öppna frågor, inte ha för standardiserade mallar, kontrollera att man uppfattat rätt och öppna upp för möjligheten att göra tillägg.

Så lyckas du bäst med säkerhetssamtalet

1. Skapa en trygg miljö med öppet samtalsklimat
2. Inled med att förklara syftet
3. Låt samtalet ta tid
4. Den intervjuade behöver känna sig sedd, hörd och förstådd
5. Använd öppna frågor
6. Ha personligt tilltal
7. Använd inte för standardiserade mallar
8. Avsluta med att kontroller att bilden som har getts är korrekt
9. Öppna upp för möjligheten att göra tillägg
10. Dokumentera samtalet

– Diskutera inom sex olika områden; liv, utbildning, jobb, brott, lojalitet och ekonomi, snarare än att använda en låst frågemall. Våga också syna och diskutera brott och ekonomi – det kan leda till sårbarhet. Men allra viktigaste är ju lojaliteten, understryker Emma Johansson.

Se hela föredraget, där Emma Johansson och Elin Viklund också spelar upp ett exempel på hur ett säkerhetssamtal kan gå till.

Ta del av Emma Johanssons och Elin Vidlunds presentation. (pdf)